Etude : La dématérialisation des documents RH, une réponse à des enjeux concrets pour la fonction RH
La société d’études et de conseil MARKESS International, spécialisée dans l’analyse de la modernisation et de la transformation des organisations privées et publiques avec les technologies de l’information, a fait paraitre une nouvelle étude multi-clients dédiée à la fonction RH et intitulée : « Atouts de la dématérialisation des documents RH ».
La dématérialisation n’est pas une nouveauté en soi dans le monde des ressources humaines. Fortes d’un cadre législatif contraignant, les déclarations sociales avec les organismes sociaux sont depuis plusieurs années déjà dématérialisées sous la forme de télé-déclarations (DADS-U, DUCS, DUE, etc.). De façon plus volontaire, l’engouement des RH pour les applications en self-service et autres portails RH depuis les années 2000 subsiste et les DRH se sont engagées dans la voie de la dématérialisation pour un certain nombre de documents et de processus associés, notamment liés à des aspects administratifs tels que les demandes de congés ou d’absences.
La loi du 13 mai 2009 sur la dématérialisation du bulletin de paie a par ailleurs remis en lumière les avantages inhérents au « tout électronique », tant pour l’entreprise et ses salariés que pour la fonction RH. Il s’agit en effet de projets particulièrement opportuns à déployer pour une fonction en quête d’optimisation, non seulement de ses coûts mais aussi de sa performance. En 2009, les décideurs interrogés par MARKESS International considéraient déjà la dématérialisation des documents RH comme l’une des voies d’optimisation possibles pour la gestion de leurs ressources humaines.
Une vision large et variée de la dématérialisation
Ayant pour partie des missions très administratives, la fonction RH produit et échange (tant en interne avec salariés, managers, partenaires sociaux… qu’avec des tiers externes) des volumes conséquents de documents, individuels ou collectifs, traditionnellement traités au format papier. Diverses formes de dématérialisation s’offrent aux décideurs RH désireux de s’affranchir de cette gestion coûteuse en ressources, en temps, en production (éditique et distribution)…
Au-delà des télé-déclarations, la dématérialisation peut consister pour eux en :
- La mise sous forme numérique de documents RH existants au format papier par le recours aux technologies de numérisation et de LAD/RAD, de façon à en améliorer la gestion documentaire : 48% des décideurs interrogés indiquent déjà recourir fin 2010 à cette forme de dématérialisation ;
- Le recours à des documents nativement numériques, construits à partir de données issues des SIRH (ERP, logiciels RH, best-of-breed RH…) mais aussi de formulaires électroniques permettant de déporter la saisie de données ou d’informations vers le collaborateur (par exemple pour les demandes de congés, les relevés de temps et d’activité, les notes de frais, etc.) ou le candidat en phase de postuler… Cette dématérialisation à la source ou native est pratiquée par 56% des décideurs en 2010.
S’étant déjà attaqués à la dématérialisation de certaines demandes émanant des collaborateurs avec la mise en place de workflow afin notamment de faciliter la gestion administrative des RH, les décideurs interrogés portent leurs projets de dématérialisation à venir sur des documents davantage associés à des missions RH plus stratégiques, telles que la gestion des talents avec la dématérialisation des demandes de formation, de mobilité, des formulaires d’évaluation ou des comptes rendus d’entretien annuel. La dématérialisation du bulletin de paie du salarié devrait également connaître un plus grand essor de la part des organisations, sous condition d’adhésion des salariés à ce nouveau format.
De nombreux bénéfices escomptés
Les décideurs interrogés s’accordent sur les nombreux gains pouvant résulter de la dématérialisation des documents RH pour leur organisation. Avec plus de 200 millions de bulletins de paie établis annuellement en France, il n’est pas étonnant que ce document soit considéré de loin par les décideurs interrogés comme le document le plus coûteux lorsque traité au format papier ! Pourtant, d’autres documents internes, circulant au sein de la fonction RH élargie (dont les managers) s’avèrent également coûteux (car faisant l’objet de nombreuses photocopies, de navette en interne…), notamment pour les organisations en mode décentralisé. Aussi, les gains réalisés au travers de la dématérialisation sur la seule partie éditique et distribution de ces documents représentent immédiatement des sommes conséquentes récurrentes qu’il est possible ainsi de comprimer.
Au-delà de ces bénéfices financiers visibles, la dématérialisation appliquée aux documents RH engendre également de réels gains en termes de temps, de productivité et d’amélioration des processus.
« Dans le secteur public, qui affiche une certaine maturité dans ce domaine par rapport aux entreprises du secteur privé, la dématérialisation offre une réponse aux enjeux de modernisation et de recentrage des personnels RH sur des missions à plus forte valeur ajoutée, mais permet aussi de mieux appliquer le cadre légal tel que celui relatif à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique », note Hélène Mouiche, responsable de l’expertise Gestion de l’Information chez MARKESS International.
La volonté de dématérialiser des documents RH à valeur légale
La dématérialisation de documents avec une valeur légale ou une valeur probante (documents avec engagement tels que le bulletin de paie ou le contrat de travail, mais aussi le dossier de l’agent dans le secteur public) se place dans un cadre strict, le plus souvent légal, et implique notamment la mise en place d’un dispositif technique permettant d’en garantir l’intégrité tout au long de son cycle de vie. Au cœur de ce dispositif se trouve la notion de conservation des documents électroniques dans le temps, selon des durées légalement déterminées. Afin de maintenir la chaîne de confiance tout au long du processus de dématérialisation du document, il est ainsi indispensable de recourir à des solutions d’archivage électronique associées à des services de confiance tels que des certificats de signature électronique, d’horodatage, etc., de façon à garantir un archivage à valeur légale ou probante, selon le cas.
Relativement bien équipées en matière de SIRH (présence d’un ERP ou d’un logiciel dédié à la fonction RH), les décideurs interrogés se tournent néanmoins majoritairement vers des solutions dédiées à la dématérialisation des documents et processus. Dans une optique de mutualisation, ces solutions peuvent éventuellement être utilisées dans le cadre de projets de dématérialisation menés par d’autres fonctions que les RH (par exemple, la dématérialisation des factures, des contrats commerciaux, des courriers, etc.).
Sur le marché évoluent donc des profils bien distincts d’acteurs :
- D’un côté, des éditeurs de solutions applicatives et des prestataires de services (conseil, intégration, externalisation, etc.) avec une expertise du métier RH ;
- De l’autre, des acteurs du monde de la dématérialisation, proposant des compétences variées : gestion documentaire, archivage électronique, services de confiance.
Le marché de la dématérialisation des documents RH réunit ainsi des acteurs aux expertises spécifiques impliquant indéniablement la mise en place de partenariats stratégiques. En pleine construction, ce marché fait naître les convoitises de nombreux acteurs qui y voient une manne non négligeable de revenus récurrents, notamment issus de prestations délivrées en mode SaaS.
