Gestion des Temps pour le tour opérateur Nouvelles Frontières

Les services aéroports français du tour opérateur Nouvelles Frontières s’équipent de Gestor.net, solution de Gestion des Temps de GFI Chrono Time, filiale de GFI Informatique.

Afin de remplacer une solution de planification datant de plus de 10 ans et de faciliter le travail au quotidien de son équipe aéroportuaire, le Tour Opérateur français Nouvelles Frontières a implémenté un nouvel outil de Gestion des Temps.

Créée en 1967, le groupe Nouvelles Frontières a libéralisé le voyage en France pour devenir le numéro un du tourisme français. L’une de ses principales forces fut d’être un des premiers groupes touristiques à posséder une intégration verticale et complète comprenant une compagnie aérienne et deux Tours Opérateurs (TO) : Nouvelles Frontières et TUI France.

Depuis plus de 2 ans, le groupe Nouvelles Frontières s’était lancé dans une refonte complète de son Système d’Information. Dans ce contexte, le Tour Opérateur a souhaité s’équiper d’une nouvelle solution permettant d’optimiser le transfert des données (plannings, demandes de congés ou d’absences exceptionnelles…) de l’équipe aéroportuaire du TO vers la Direction des Ressources Humaines du groupe.

« L’équipe aéroportuaire effectue les représentations commerciales de nos marques sur 15 aéroports français. Avec une planification devant être gérée 7 jours sur 7, nous nous devions de faciliter et d’optimiser les remontées d’informations selon les impératifs aéroportuaires », déclare Patrick Descamps, Directeur des Opérations Clientèles de Nouvelles Frontières.

Avec l’ancien outil qui ne s’interfaçait pas avec le service paie de la DRH, les superviseurs d’équipe devaient intervenir manuellement pour saisir les plannings. La solution en place depuis plus de 10 ans s’est donc avérée obsolète, ne répondant plus du tout aux besoins de l’entreprise. C’est ainsi qu’à la fin de l’année 2008 le Tour Opérateur Nouvelles Frontières a lancé un appel d’offres.

Automatiser et fluidifier la remontée d’informations

Dans son cahier des charges, les demandes de Nouvelles Frontières étaient très claires et précises. Ce dernier souhaitait s’équiper d’un outil de Gestion des Temps et de Planification lui permettant de :

- Faciliter la remontée des informations au service paie de la DRH,

- Optimiser la planification du personnel aéroportuaire en fonction de la saisonnalité, de la charge de travail et des obligations légales en matière de droit du travail,

- Gérer plusieurs équipes en multi sites,

- Créer un espace personnalisé pour chaque salarié afin de lui fournir son planning,

- Réduire le temps et les coûts des ressources liés à l’élaboration des différents plannings.

« Nous devions optimiser notre planification pour limiter les interventions humaines afin de générer le moins d’erreurs possibles. L’enjeu principal de cette refonte était d’automatiser, de rationaliser et de sécuriser la planification jusqu’au paiement des heures de travail des salariés », ajoute Patrick Descamps.

En avril 2009, la solution Gestor.net de GFI a été choisie parmi trois éditeurs consultés sur le marché.

« La solution Gestor.net s’est véritablement imposée. En effet, celle-ci est très intuitive et facile d’utilisation. De plus, Gestor.net nous offrait la possibilité de traiter plusieurs populations distinctes sur différents sites géographiques, tout en s’intégrant parfaitement avec notre interface SAP », explique le Directeur des Opérations Clientèle.Automatisation complète des informations

« L’application d’une méthodologie projet GFI éprouvée depuis de nombreuses années nous a permis une mise en production rapide de la solution, entièrement paramétrée avec les spécificités du Tour Opérateur », commente Adrien Damaso, Directeur Opérationnel de GFI Chrono Time.

Grâce à la solution mise en place depuis juillet 2009, les superviseurs aéroportuaires peuvent élaborer leurs plannings rapidement et les partager avec le service paie de la DRH. De plus, le transfert des horaires majorées des employés (heures de nuit, heures travaillées le dimanche et jours fériées…) est entièrement automatisé là où auparavant, l’ensemble de ces données faisaient l’objet d’un traitement Excel, transmis alors par simple email à la DRH.

« Les contraintes des Ressources Humaines ayant déjà été paramétrées dans Gestor.net, l’élaboration des plannings est véritablement simplifiée et les erreurs sur les fiches de paies sont terminées ! Avec ce paramétrage, nous disposons d’une solution fiable capable de nous alerter immédiatement en cas de risque de dépassement du temps de travail », conclut Patrick Descamps.

Enfin, chaque utilisateur bénéficie d’un espace personnalisé lui permettant de consulter son planning et de gérer ses propres demandes d’absences. Ces dernières sont alors adressées pour validation auprès des superviseurs et de la DRH, mettant fin ainsi à tous les documents papiers, réduisant les temps de traitement de ce type d’opération.