L’Etablissement Français du Sang (EFS) de la région Nord de France se dote d’une solution unique de Gestion des Temps et des accès !

Equipé depuis plus de 20 ans du même outil de gestion des temps et de planification, les pratiques au sein de la division Nord de l’EFS différaient. Le Secrétaire Général de l’EFS a souhaité en 2009 harmoniser le fonctionnement de ses services en réduisant les écarts observés au sein de son organisation. GFI Informatique, expert français en Gestion des Temps et des activités, a accompagné l’EFS Nord de France dans ce projet.

Un besoin urgent d’unifier les pratiques

Créé en 2000, l’Établissement Français du Sang répond aux besoins croissants en produits sanguins des malades (concentrés de globules rouges, plasma, plaquettes). Avec 9.800 collaborateurs en France, cet établissement public, qui dépend du ministère en charge de la Santé, assure l’autosuffisance nationale en produits sanguins dans des conditions de sécurité et de qualité optimales.

L’EFS Nord de France, un des 17 établissements de l’EFS, est réparti sur 7 départements et sur plus de 30 sites géographiques. De par son activité, l’EFS Nord de France doit faire face à une planification stratégique et pertinente de ses ressources. « En effet, nos collectes peuvent se faire en extérieur, au travers de notre flotte de camions, ou bien au sein de notre quinzaine de sites fixes où nous accueillons les donneurs. De plus, nous avons 9 sites de distribution de produits sanguins destinés aux établissements de santé, qui fonctionnent 7 jours sur 7 et 24h/24. De ce fait, la planification du personnel est stratégique dans notre activité », explique Olivier Spriet, Responsable de projets transversaux au sein de l’EFS Nord de France.

Equipé du même applicatif de Gestion des Temps depuis une vingtaine d’années, cet outil vieillissant nécessitait une mise à jour importante qui aurait demandé un budget conséquent. Un outil de planification des collectes était également utilisé mais de façon disparate, uniquement par 3 ou 4 services sur les 8 existants. « Nous constations des pratiques différentes d’un service à l’autre et d’un département à un autre ! Devant ces écarts fonctionnels et organisationnels, le secrétaire général de l’EFS Nord de France m’a confié la mission d’homogénéiser ces pratiques. »

Suite à un état des lieux interne, l’EFS Nord de France a rédigé en 2008 un cahier des charges précis en vue d’acquérir un nouvel outil de Gestion des Temps et de planification. Lors de cette réflexion, l’organisation a également intégré à cet appel d’offre un volet sur la gestion des accès afin d’équiper ses différents sites d’une solution unique et homogène de badgeage.

ChronoGestor, une solution tout en un de gestion des temps et de planification

En 2009, l’EFS Nord de France réalisait un appel d’offre et choisissait GFI Chrono Time pour l’accompagner dans ce déploiement. « Nous avons réalisé différentes auditions des candidats ainsi que des démonstrations des solutions proposées. C’est là que l’expertise de GFI Chrono Time, ainsi que la grande qualité des solutions proposées, ont fait la différence. Ils ont su apporter toutes les réponses à nos questions », précise Olivier Spriet.

Fin 2009, GFI Chrono Time a déployé l’outil ChronoGestor, véritable outil d’aide à la décision, au sein de cette organisation. Intuitif et convivial, ChronoGestor met en adéquation les ressources et les activités, et effectue directement la gestion courante :
- Planification d’activités optimisées ;
- Fonction d’aide à la planification des activités optimisées dans des emplois du temps contraints.

« Nous disposons par exemple d’un calendrier de collectes de sang très précis qui exprime des besoins en personnel. Imaginons que nous devons prélever tel jour un certain nombre de dons. Pour cela, nous allons devoir mobiliser par exemple une secrétaire, deux médecins, etc. Cet outil de planification permet des échanges avec notre système d’information en place et définit en toute transparence les ressources en personnel nécessaires. ChronoGestor réalise également automatiquement le calcul des variables de paie qui sont envoyées directement au système de paie national SAP », explique Olivier Spriet.

Les différents services ont pu très vite apprécier la performance du nouvel outil mis en place. En effet, les outils de Gestion des Temps et de Planification étant réunis dans le même logiciel, cela offre un gain de temps important. Ainsi, les managers ont une vision claire et précise des heures effectuées par leur personnel et peuvent facilement générer et adapter leur planning.

Un badge unique pour la gestion des temps et des accès

En plus de la gestion informatique des temps et la planification, l’EFS rencontrait une autre problématique : « En effet, jusqu’en 2010, nous étions équipés d’un certain nombre de logiciels différents de badgeage en fonction de nos sites. C’était devenu ingérable : nous avions une partie de notre personnel qui pouvait être équipé de plusieurs badges différents, parfois en fonction des sites et des droits d’entrées qui leur étaient assignés ! », nous a indiqué Olivier Spriet.

Face à cette problématique, l’EFS a donc déployé en 2010 pour ces 920 salariés présents sur la région nord la solution Security Services de GFI Informatique, un logiciel de badge unique pour la gestion des temps et des accès. Intégré dans le portail ChronoGestor fin 2010, Security Services embarque des fonctionnalités de contrôle d’accès, de gestion d’alarmes et de supervision graphique en temps réel.

A ce jour, 75 bornes d’accès ont été déployées au sein de cette organisation. Security Services leur a permis d’homogénéiser et de simplifier totalement la gestion des autorisations d’accès et la maintenance du système.

« En effet, Security Services définit des droits d’accès en fonction de « groupes de salariés ». C’est-à-dire que nous pouvons offrir par exemple les mêmes droits d’accès à l’ensemble du personnel composant un même service. Ainsi, plus de gestion nominative des droits d’accès qui, au vue de notre effectif, est totalement absurde. Nous avons pu, grâce à la solution Security Services, structurer durablement nos droits d’accès avec une grande finesse », explique Olivier Spriet.

Aujourd’hui, le service informatique manage la gestion des badges. Comme ces derniers sont majoritairement affectés à des services, à des secteurs ou des sites, celui-ci n’a cependant quasiment plus à intervenir.

De plus, certains sites de l’EFS Nord de France sont classés en tant que sites dits « PIV » (Point d’Importance Vitale). Grâce à Security Services, l’EFS Nord de France a pu renforcer la sécurité de ces sites sensibles. Une quinzaine de bornes restent encore à déployer d’ici les prochaines semaines afin de clôturer l’ensemble du projet.

A propos de l’EFS : http://www.dondusang.net