La Conformité à la loi Informatique et Libertés, les enjeux et les principes qu’elle implique pour les entreprises.

A l’heure du numérique, les informations personnelles des salariés sont toutes informatisées et comprennent autant des données qui entrent dans des processus de traitement administratif (l’âge, l’adresse ou le numéro de sécurité sociale) que d’autres qui peuvent toucher à la vie privée des utilisateurs (historique de navigation internet, des appels téléphoniques, voire la géo localisation ou la vidéo surveillance). Si la loi Informatique et Libertés a pour but de protéger ces données, cela implique pour les entreprises un certain nombre de contraintes et de formalités à remplir, comme des demandes d’autorisation préalable (pour l’emploi de technologies jugées plus intrusives comme la biométrie par exemple) pour s’assurer d’une conformité totale.

Mais la sécurité des données et des traitements va au-delà d’une simple démarche de conformité légale. Les entreprises ne respectent que la partie émergée de l’iceberg de cette loi pour plusieurs raisons : d’une part, elles en ignorent les enjeux étendus, d’autre part, certains dispositifs répondent déjà à des obligations de conformité au droit du travail[1] et à des obligations de déclaration préfectorale (vidéo surveillance), et enfin, il existe actuellement peu de contrôles pour vérifier la conformité de ces dispositifs. Or la CNIL, garante du respect de la loi dans l’entreprise, incite les employeurs à enrichir le dialogue social par des démarches d’information des salariés, de concert avec les syndicats ou le Comité d’entreprise, pour établir notamment des chartes d’utilisation des TIC. Certaines prévoient des dispositifs tels que le blocage d’accès à certains sites Internet, la traçabilité des échanges téléphoniques ou encore le filtrage des courriers numériques.

Ces processus de conformité qui garantissent l’adéquation à cette législation, et visent à réduire les risques de contentieux impliquent, entre autres, de :
- Déclarer les fichiers et les traitements de données personnelles, s’assurer de leur sécurité et de leur confidentialité ;
- Informer les salariés des dispositifs de sécurité/surveillance mis en œuvre, de la traçabilité des activités ;
- Responsabiliser les collaborateurs, notamment dans les fonctions RH/SIRH et l’encadrement (évaluation), face aux enjeux de la protection des données personnelles dans l’exercice de leur métier ;
- Rationaliser le fonctionnement interne et les coûts liés aux traitements de l’information visée par la loi.

Certes, les risques encourus en cas de non-respect de cette loi pour une entreprise sont « constitutifs de délits sanctionnés par les tribunaux correctionnels de peines d’amende (300.000 €) et d’emprisonnement (5 ans), dont les jugements sont publiables depuis 2004 », précise Maitre Baslé, avocat spécialiste en droit des nouvelles technologies. Mais les contrôles sont rares, rendant l’occurrence du risque légal faible, d’autant plus que sa criticité est également relativement faible. De fait, le véritable risque se mesure à la hauteur du préjudice porté à l’image et à la réputation de l’entreprise en cas de poursuite, plus que dans la stricte non-conformité au légal.

Répondre aux exigences de la loi Informatique et Libertés peut constituer désormais un gage de qualité pour l’entreprise, un pas supplémentaire vers la RSE, permettant ainsi de valoriser son image de marque auprès de ses clients, de ses collaborateurs, ses partenaires sociaux voire même ses fournisseurs.

En s’appuyant sur une analyse systémique détaillée de la couverture applicative et des processus métiers de l’entreprise, NorthgateArinso, leader sur le marché des logiciels et des services RH; se propose d’accompagner les entreprises dans la gestion et l’amélioration de leur processus de conformité et de les conseiller dans la sécurisation des traitements et des données :
- Déclaration des traitements et des fichiers ;
- Protection et devoir de confidentialité des collaborateurs Ressources Humaines, des administrateurs réseaux et autres personnels ayant potentiellement accès à ces données ;
- Sécurité des données, rationalisation des rôles et profils utilisateurs du Système d’Information ;
- Exercice du droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles par les salariés, durées légales de conservation ;
- Accompagnement des relations sociales pour l’obtention d’un avis consultatif et motivé des Instances Représentatives du Personnel ;
- Sensibilisation des salariés et de l’encadrement à la nécessité de sécurité et de vigilance ;
- Rédaction d’une charte d’utilisation du Système d’Information et des Technologies de l’Information et de la Communication ;
- Désignation d’un correspondant informatique et liberté.

Assurer la sécurité des données personnelles ou plus généralement la conformité à la loi Informatique et Libertés peut être une étape vers une démarche de RSE, et en outre faciliter le dialogue social sur certains aspects.

[1] Comme la consultation des IRP (Instances Représentatives du Personnel) pour l’intégration et le déploiement des SI (Systèmes d’information) et des TIC (Technologies de l’information et de la communication).

SilkRoad technology, éditeur majeur sur le marché mondial des solutions de gestion de talents, poursuit son expansion grâce à sa ligne de produits The Life Suite. Au cours du troisième trimestre 2011, SilkRoad technology afortement développé son portefeuille clients et compte désormais parmi eux : Cegedim, Aldata, Singapore Institute of Management, ATA Retail Services, Ferring Pharmaceuticals, IMG Worldwide, Logitech, Make-a-Wish Foundation of America, Reckitt Benckiser et Rocket Software.

SilkRoad technology doit aussi sa bonne performance à sa croissance organique : convaincus par le retour sur investissement et la grande facilité d’utilisation des solutions, plusieurs clients existants ont implémenté d’autres modules de la solution The Life Suite. Avec à son actif 5 millions d’utilisateurs, SilkRoad technology permet aux entreprises d’optimiser leur recrutement et leur onboarding, tout en construisant une culture qui responsabilise leurs collaborateurs.

Andrew J. Filipowski, Président et Directeur Général de SilkRoad technology déclare : « Grâce à nos nouveauxclients et à notre position consolidée sur le marché des RH, SilkRoad technology devient le leader des solutions stratégiques de gestion des talents. Notre motivation est d’offrir l’expérience RH la plus satisfaisante possible. Les solutions SilkRoad technology, orientées « employés », permettent aux directions RH de se concentrer sur l’aspect stratégique de leur métier tout en comptant sur une équipe productive et motivée. Notre capacité à élargir notre portefeuille produits auprès des clients existants démontre la valeur de notre suite logicielle The Life Suite. »

Faits marquants du troisième trimestre 2011

Consolidation de l’équipe de management – SilkRoad technology a nommé RolandBerthelot “Senior Vice President of global services”. Roland Berthelot assurera la direction stratégique et opérationnelle des services et de la division Strategic Learning.

Au cours de ces 10 dernières années, Roland Berthelot a acquis une véritable expertise dans le domaine du cloud computing, du consulting et des ventes au sein d’entreprises du Fortune 500 en développant avec succès les solutions SaaS. Autant d’atouts pour le programme de service clients SilkRoad technology qui a été récompensé en tant que « Service Client de l’Année ».

Innovation Produit – SilkRoad technology a élargi son offre produit avec un nouveau module nommé Point. Disponible début 2012, Point est une nouvelle solution de réseaux sociaux d’entreprise qui offre les fonctionnalités les plus avancées de networking, de collaboration et de gestion des talents tout en mesurant l’impact de la contribution de chaque employé. Grâce à SilkRoad Point, les collaborateurs disposent désormais d’un forum où partager leurs expertises et être reconnus par leurs pairs et dirigeants. Quant aux entreprises, elles identifient désormais aisément les employés les plus performants afin de relever rapidement les défis posés par leur marché.

Des accords de partenariats stratégiques – SilkRoad technology a signé des accords de partenariats avec Element K, éditeur de solutions de formation, et The Employee Engagement Group, cabinet de consulting spécialisé en gestion de talents. Ces deux accords permettront aux clients de SilkRoad technology d’utiliser des outils et ressources complémentaires pour former et impliquer d’avantage les collaborateurs.

Reconnaissance des acteurs du secteur – International Business Awards a décerné à SilkRoad technology une récompense pour l’excellente qualité de son service clients. Le service clients de SilkRoad technology a, à son tour, octroyé à ses équipes une médaille d’honneur pour la qualité du service clients fourni au niveau mondial.

Le marché français des logiciels et services IT liés au SIRH et à la paie avoisineront les 1,8M€ en 2011. C’est le résultat de l’enquête menée par Pierre Audoin Consultants (PAC) auprès d’utilisateurs et prestataires. Le marché de la Paie et des Ressources Humaines ayant pourtant souffert des ralentissements économiques, connaît une croissance supérieure à la moyenne du marché IT et demeure pionnier dans l’externalisation de fonctions.

La fonction Paie et Ressources Humaines est la fonction majeure la plus externalisée au sein des entreprises. Cette tendance se poursuit.

Croissance de 15% pour le SaaS en 2011

Avec une croissance supérieure à 15%, l’ampleur prise par le SaaS est – spectaculaire. La consommation en ligne représente aujourd’hui plus de 120 millions d’euros en Paie/RH soit 2 fois plus que le SaaS CRM en volume, pourtant l’un des marchés emblématiques du SaaS.

La part relative du SaaS sur le marché des logiciels « on-premise » représente près du tiers des produits Paie/RH, contre seulement 1/6e sur le CRM ou encore moins de 1/20e sur le marché global.

L’usage en ligne du logiciel est particulièrement adapté aux Ressources Humaines (ou Talent Management). En effet, l’outil permet à l’ensemble des salariés basés sur différents sites, d’échanger des informations RH. Par ailleurs, le contenu et les processus RH sont relativement plus volatiles et nécessitent dès lors des solutions plus flexibles pour soutenir et accompagner les évolutions constantes des pratiques RH.

« A travers différents entretiens auprès d’entreprises utilisatrices et de prestataires, PAC a constaté un premier niveau de maturité métier des entreprises sur cette dimension de « Talent Management ». On assiste désormais à un débutd’alignement de la stratégie de l’entreprise et de la politique RH », explique Salim Mesbah, consultant chez Pierre Audoin Consultants (PAC).

Après l’appropriation de l’outil par les directions métiers, l’entreprise reprend la main sur les outils RH en impliquant la DSI. Ainsi, la diffusion des outils RH est canalisée par des processus d’harmonisation du parc applicatif RH et s’opère à l’échelle du groupe avec des intégrations d’une part avec le reste du SI et d’autre part des différents modules de la chaine de gestion du capital humain (talents, recrutement, performance, plans de succession…).

Cette maturité est également visible à travers l’évolution des prestataires, en terme d’acquisitions : Taleo a racheté JobPartners pour se développer au niveau européen, les sociétés Vurv Technologies, E-Grasp (recrutement) et StepStone Solutions (talents) fusionnent pour donner naissance à Lumesse, ADP rachète Shared Value (Talent), et Cegid a acquis Vedior Front RH.

Le marché de l’externalisation de la Paie et de l’administration du personnel

Moins spectaculaire que la progression du SaaS, le marché de l’externalisation de la Paie et de l’administration du personnel se structure progressivement. Ce marché couvre des prestations graduelles : Hébergement, SaaS, TMA, Processing, Managed Services et enfin BPO avec reprise du personnel. Les entreprises gagnent en maturité, sont de plus en plus exigeantes sur le niveau de service et évoluent dans leurs structures grâce à des chantiers d’harmonisation des règles et conventions, qui passent souvent par la mise en place de CSP. On observe ainsi le déplacement du marché de l’externalisation vers davantage de valeur métier, dépassant ainsi le cadre « transactionnel » des tâches externalisées, par exemple vers des Managed services. « Parallèlement, on observe un mouvement inverse de « ré-internalisation » avec le report de tâches comme le contrôle et la validation des données, du prestataire vers les collaborateurs, grâce aux nouvelles technologies utilisées dans les solutions. Ce mouvement de structuration entraîne une forte intensité concurrentielle sur le marché », ajoute Salim Mesbah.

L’étude SIRH France 2011 de PAC identifie et positionne les différents acteurs du marché SIRH et offre une vision plus complète et fiable du marché et des dynamiques qui animent ses composantes.

Principales sociétés considérées au sein de l’étude:

Accenture, Act-on, Adheris, ADP, Althea, Asys, Atos, Bodet, Capgemini, Cegedim SRH, Cegi, Cegid, CSC, Des Systèmes & Des Hommes, EBP, E-Doceo, Fiducial Informatique, Foederis, GFI Informatique, Gilbert Consultants, HR Access Solutions, Horoquartz, HP Services, HR Path, IBM, Inextenso, Infor, JVS Groupe, Lefebvre SW, Logica, Lumesse, MC2I, Meta4, NorthgateArinso, Octime, Openportal, Oracle, Quarks up, R.Flex, Saba, Sage, SAP, Sopra Group, Steria, Successfactors, Sumtotal Systems, Talentsoft, Taleo, Technomedia …

« Outre les moteurs traditionnels de croissance que représentent les grands projets de migration des progiciels de gestion administrative et de paie, la demande de conseil est de plus en plus forte sur des expertises ciblées : solutions de gestion des talents, indicateurs de pilotage de la fonction RH, externalisation totale ou partielle de processus métier (BPO) ou encore passage en mode SaaS », explique Arnaud Gauthier, Directeur Général Délégué de mc²i Groupe.

Par ailleurs, les consultants mc²i Groupe intègrent maintenant, dans les études d’architectures cibles, l’impact de nouveaux sujets issus de l’innovation technologique et encore peu connus à ce jour des DRH. Ces nouveaux axes de développement, qui font leur apparition chez les éditeurs de solutions RH et font l’objet d’étude auprès des grands donneurs d’ordre, sont : l’utilisation des supports mobiles dans la gestion administrative, les réseaux sociaux d’entreprise et les SIRH 2.0.

A propos de mc²i Groupe

Depuis sa création en 1989, mc²i Groupe accompagne les grandes entreprises et les administrations dans la conception et la mise en œuvre de leurs systèmes d’information. mc²i Groupe a bâti sa croissance et fondé sa notoriété sur une triple expertise : métier, méthodologique et technologique, qui lui permet d’intervenir sur des missions de conseil en systèmes d’information à forte valeur ajoutée.

Lumesse, un des leaders mondiaux des solutions intégrées de gestion des talents, a participé à un concours en live au sommet européen HRO. Sa technologie a été élue la plus avancée du marché et ses solutions les plus flexibles en matière d’implémentation. Lumesse a aussi obtenu la première place dans la catégorie des acteurs les plus innovants. Les différents acteurs ont eu quelques minutes pour présenter en direct les dernières fonctionnalités et avancées de leurs produits à un important panel de professionnels RH, et répondre à une série de questions.

« C’est une belle reconnaissance pour notre solution de gestion des talents car les votants sont des experts RH avertis », explique Matthew Parker, PDG de Lumesse. « Dans un marché qui compte autant d’acteurs que le nôtre, il est souvent difficile pour les clients d’identifier les meilleurs fournisseurs. Cette présentation live a permis de montrer quels sont les acteurs en mesure de répondre en direct aux questions des utilisateurs et à leurs besoins. »

Ce concours technologique a eu lieu à Barcelone le 3 novembre 2011, lors de la 8ème édition du prestigieux sommet européen HRO. Plus de 200 professionnels RH ont assisté à ce sommet de 3 jours, avec une trentaine d’acteurs présents.

« Il est difficile et courageux pour un acteur de réaliser une telle performance en face d’un public d’experts qui votent électroniquement en temps réel », affirme Faye Holland, DG Europe et APAC de SharedXpertise, l’organisateur de l’événement. « Lumesse s’est vu distingué grâce à une démonstration de sa technologie tout à fait adaptée pour le public RH et une bonne compréhension des besoins réels des utilisateurs dans un contexte international. »

« En tant qu’utilisateur de Lumesse TalentLink sur le marché du recrutement, nous ne sommes pas surpris de le voir nommé par un panel d’experts pour tous ces titres. Ses fonctionnalités exceptionnelles nous permettent de fournir une expérience candidat extrêmement positive et de trouver les meilleurs candidats pour nos clients très rapidement », ajoute Rory Jeffcock, Directeur du Service Clients chez Hyphen Recruitment Outsourcing.

Pourquoi changer de mes habitudes, comme l’e-mail ? « Mais pourquoi devrais je passer aux réseaux sociaux dans mon entreprise ? Ca marche très bien comme cela ! ». Certes. Mais, sans tomber des arguments classiques et laudatifs pour le progrès technique à tout prix, la réponse me paraît être assez simple : car une entreprise est un organisme vivant, devant s’adapter aux évolutions de son écosystème ET devant sans cesse trouver de nouvelles manières d’améliorer sa productivité.

Les deux éléments sont liés, mais ne répondent pas à la même échelle : l’un est macro et s’impose à l’entreprise (pression exogène), tandis que l’autre est géré au niveau micro par l’entreprise (opportunité endogène). Toute la question pour une entreprise est de savoir tirer partie des deux au mieux, ce qui n’est pas forcément toujours simple à coordonner. Or la « révolution sociale » opérée par le web est une chance inouïe pour les entreprises de reconfigurer leur modèle en s’appuyant sur les compétences de leurs salariés tout en tirant parti de l’appel d’air global du marché. C’est en fait l’occasion d’aligner l’interne et l’externe de l’entreprise.

Les technologies de collaboration ont ouvert l’entreprise

Historiquement, tout part du poste de travail. Cet espace de travail fermé, « propriétaire », s’est trouvé transformé par l’apport de la mise en réseau et de la messagerie, il y a 30 ans. Cela a permis de créer les premiers réseaux « pairs à pairs » entre salariés, et d’inaugurer certains travaux en groupes. C’est, à ce jour, l’usage encore prédominant dans les entreprises. Les innovations suivantes – espaces collaboratifs, wiki, blogs – n’ont pas réussi à imprimer une marque aussi forte en entreprise que l’e-mail. Mais ils donnent le sens de l’histoire : encore plus d’ouverture et de collaboration.

Les réseaux sociaux sont un nouveau tournant, aussi fort que l’a été la messagerie, car ils sont la parfaite synthèse des connexions individuelles (pairs à pairs) et collectives (collaboration). De plus, ils ont pour eux d’être « crédibilisés » par le marché tout entier, qui fait de ces outils des best-sellers mondiaux (cf Facebook ou LinkedIn). Ce qui, paradoxalement, peut aussi être un objet de méfiance pour les entreprises : est ce que ce succès grand public peut m’être adapté ? C’est oublier que les salariés sont aussi utilisateurs de ces réseaux, et y ont leurs habitudes.

Une nouvelle source de productivité : le savoir

La productivité est le fait de pouvoir faire plus vite, mieux, pour moins cher certaines tâches. C’est lié à une action de traitement manuel (sur une chaine de montage, dans un secrétariat…). Or, le gisement « rapidité » a quasiment atteint sa limite physique. Il faut désormais passer sur un autre « filon » : le savoir. « Si HP savait ce que HP sait, nous serions 3 fois plus profitables », affirme Lew Platt, ancien PDG de HP.

Cette tendance est liée à un phénomène exogène : la dématérialisation des flux informationnels, lié à la numérisation globale du monde économique. Le savoir permet à l’entreprise d’avancer plus vite en mobilisant les bonnes compétences et expertises au bon moment. Se pose alors deux problèmes :
- Le trop plein d’informations, qui provoque des pertes de temps et frustrations : les managers passent 2h/jour à rechercher de l’information à 50% inutile, et disent à 53% qu’elle n’a pas de valeur.
- Le manque d’exploitation de l’information, cette nouvelle donne n’est pas compatible avec les outils actuellement en place au sein de l’entreprise.

Savoir exploiter cette nouvelle richesse

Le savoir est partout, dans chaque partie et salarié de l’entreprise. Il faut de fait mettre en place une manière de récupérer cette connaissance, l’exploiter, et permettre de retrouver « qui sait quoi » à tout instant : ce sont les qualités d’un réseau social d’entreprise.

En contextualisant les échanges (qui dit quoi à quel sujet), en les exposant à toute un groupe de personnes (des communautés), et en répertoriant les expériences de chacun, vous créez une sorte de réseau informel structuré pouvant être sollicité à tout instant.

Charge ensuite à l’entreprise, en fonction des objectifs qu’elle se donne, de choisir le bon degré de sollicitation :
- La collaboration douce (mise en relation, co-production…)
- La gestion des connaissances (partage d’expertise)
- La circulation de l’information (veille et alertes internes et externes)
- Le networking (synergies et animation de communautés)
- La relation client (écoute clients et co-innovation)

Outre une richesse de connaissances pouvant aider l’entreprise à tout instant dans sa vie (réponses à appels d’offres, problème technique à trouver, gestion de crise, capitalisation sur des résultats déjà existants…), McKinsey hiérarchise les 6 bénéfices concrets des réseaux sociaux internes sur la productivité :
- Un accès plus rapide à l’information
- Une réduction des coûts de communication
- Un accès aux experts internes
- Une réduction du « time to market »
- Un accroissement de l’innovation
- Un accroissement des revenus

Pas mal pour un outil qui a maintenant à peine 5 ans…

La croissance inéluctable du mode SaaS .

Les études de tous les grands cabinets convergent et démontrent une forte croissance attendue dans les années à venir pour les applications en mode SaaS, avec un doublement du marché prévu dans les 5 ans.

Horoquartz a lancé ses premières offres SaaS dès 2006 et enregistre aujourd’hui une progression continue de ses installations dans ce mode. Pour Thierry Bobineau, Directeur Marketing d’Horoquartz, « Près de 20% des consultations qui nous sont adressées aujourd’hui par les clients comportent une option d’hébergement en mode SaaS. Tous les secteurs d’activité sont concernés et depuis quelques mois nous voyons en particulier une nette augmentation des demandes qui nous sont adressées par le secteur public et par les PME-PMI. »

Une offre HQ SaaS à maturité

Thierry Bobineau ajoute : « Nous venons de passer le seuil des 50000 salariés gérés par nos solutions en mode SaaS et nous estimons que le taux de croissance de nos déploiements SaaS est aujourd’hui 2 fois plus rapide que celui des déploiements On Premise. Nos clients sont très diversifiés. Par exemple, notre plus petite installation SaaS concerne une entreprise de 30 salariés qui a choisi ce mode tout simplement parce qu’elle ne dispose d’aucun informaticien en interne. A l’autre extrémité, nous trouvons une société de 7.000 employés, qui a fait le choix stratégique d’externaliser l’hébergement de ses applications afin de se recentrer sur son coeur de métier. Même si les motivations varient, in fine tous recherchent un taux de service de haut niveau et des économies d’échelle au travers de la mutualisation, ce que nos offres HQ SaaS leur apportent clairement aujourd’hui. »

Des solutions réellement « Saas Ready »

Sur cet aspect essentiel de l’architecture applicative, Thierry Bobineau indique : « Nous avons eu la surprise de découvrir que certains de nos confrères demandaient des débits réseau de 256 kbps par utilisateur, quand nos applications se contentent de 15 à 25 kbps par utilisateur. Bien évidemment, le modèle ne peut être viable qu’avec des applications conçues nativement pour le web, ce qui est le cas de nos logiciels. En optimisant les flux réseau ou la consommation de ressources sur les serveurs, nous faisons bénéficier nos clients de tous les gains apportés par la mutualisation et le partage des infrastructures. Pour autant, nous veillons à leur apporter une qualité de service de très niveau avec par exemple la redondance de tous les composants de l’installation ou différentes options de sauvegarde à chaud des données ou de sécurisation des échanges sur Internet. »

Des freins au développement du modèle SaaS ?

Pour Thierry Bobineau, « Certaines réticences existent, il faut bien le reconnaître. Elles peuvent tenir au poids des habitudes ou à la frilosité de certains éditeurs pour le modèle. Mais nous pensons qu’elles ne peuvent pas résister sur le moyen terme à cette tendance de fond. Les DRH voient de plus en plus dans le SaaS un moyen pour se concentrer sur leurs objectifs stratégiques, en se consacrant à l’aspect fonctionnel des projets plutôt qu’à l’aspect technologique. Le modèle SaaS a aujourd’hui prouvé sa viabilité et sa performance. Depuis 6 ans que nous le proposons à nos clients, nous ne pouvons que constater leur fidélité à la solution une fois qu’ils l’ont essayée. »

A propos d’Horoquartz
Fondée en 1971 à Fontenay-le-Comte, Horoquartz emploie aujourd’hui 330 collaborateurs et compte 5.000 clients répartis dans 26 pays. Leader en France, implantée dans 17 agences, la société a enregistré en 2010 une croissance de 10% avec un chiffre d’affaires de 34 millions d’euros. Elle a recruté plus de 30 nouveaux collaborateurs en 2011.

Dans un contexte de maîtrise des dépenses publiques, l’Etat s’équipe de solutions pour baisser les coûts fixes liés à l’activité des ministères. Or, le poste de « déplacements temporaires » représente, comme pour une majorité d’organisations publiques ou privées, le troisième poste de dépenses. En effet, après les salaires et l’immobilier, ce sont les déplacements professionnels et leur gestion qui engendrent des frais fixes parfois considérables. En conséquence, optimiser et rationaliser ce poste de dépense peut mener à des économies colossales.

Le projet interministériel en particulier porte sur un nombre décisif d’opérations : son objectif à courte échéance consiste à déployer la solution auprès de 12 ministères incluant leurs services déconcentrés, représentant à eux seuls environ 3 millions d’états de frais par an.

Valérie Hodent, Directrice de l’Implémentation Concur France précise : « Nous travaillons depuis plus de 10 ans sur ces sujets avec le secteur public, qui a des besoins spécifiques auxquels nous savons parfaitement répondre. Nous équipons par exemple le ministère de l’Education Nationale ou des Conseils Généraux depuis de nombreuses années. La gestion des déplacements et des frais professionnels est au cœur de notre savoir-faire, qu’il s’agisse du secteur privé ou public, et nous apporterons toute notre expertise à ce projet dont nous sommes tous très fiers. »

A propos de Concur
Concur est le leader mondial et le numéro un européen des services intégrés de gestion des frais et déplacements professionnels. Simples d’utilisation et accessibles sur le Web, les solutions mobiles de Concur permettent aux entreprises ainsi qu’à leurs salariés de mieux contrôler leurs dépenses et de gagner du temps.

Au fur et à mesure des acquisitions réalisées par Pernod Ricard, chaque filiale, chaque marque, chaque métier a développé son intranet ou extranet. Fin 2008 leur nombre avait considérablement augmenté, passant à 40, par ailleurs en 2009 on comptait plus de 40 sites internet.

Les conséquences sont nombreuses – multiples modes d’accès, redondance de l’information dans les différents silos, peu de fonctions de collaborations, mise à jour aléatoire et cloisonnement des informations et des sites – ont amené le groupe à créer, en 2010, une page d’agrégation de contenu pour permettre aux collaborateurs d’accéder facilement aux informations des différents sites, et un espace dédié au travail collaboratif.

Sinequa a été choisi pour sa capacité à mettre en place une solution multilingue offrant une recherche en langage naturel et son aptitude à se connecter rapidement avec toutes sources de documents. L’indexation, la classification et l’organisation de documents de tout type et de tout format a facilité l’accès des utilisateurs et des administrateurs aux multiples informations présentes dans les intranets et extranets.

« Nos utilisateurs, sont pressés et voulaient trouver rapidement des réponses pertinentes grâce à un outil le plus intuitif possible. Le groupe leur a proposé une solution simple via un moteur de recherche suffisamment puissant pour aller chercher des données dans toutes les plateformes existantes », indique Emmanuelle Benoist, MY Portal Program et Sales & Marketing Intranet Manager chez Pernod Ricard.

Sinequa, l’un des principaux acteurs du business search, poursuit ainsi sa collaboration avec Pernod Ricard en déployant de nouveaux outils de recherche d’information dans l’entreprise. Une nouvelle étape pour Sinequa qui motorise, depuis 2006, Periscope Sales and Marketing, l’intranet marketing et vente du groupe Pernod Ricard.

Le moteur de recherche déployé sur le portail d’entreprise de Pernod Ricard « permet désormais aux employés d’explorer les ressources communes et de trouver facilement des informations jusqu’alors méconnues. Cela permettra également aux marques d’accroitre la visibilité de leur extranet en interne », précise Emmanuelle Benoist.

A terme, Pernod Ricard prévoit d’intégrer Sinequa dans des applications métiers. Un utilisateur pourra donc s’informer dans le contexte d’une application spécifique et poursuivre un processus métier avec les informations choisies parmi les résultats de recherche.

À propos de Sinequa
Sinequa donne aux grands groupes internationaux les moyens d’apprivoiser la complexité de leurs données en leur proposant une solution tout-en-un, regroupant des applications de recherche ainsi qu’un moteur de recherche personnalisable et capable d’appréhender le contexte métier de l’entreprise.

La solution RH de Perceptive Software a été conçue pour gérer plus efficacement les documents RH et optimiser l’ensemble des processus en toute sécurité tout en réduisant les coûts.

Des informations sécurisées, classées et faciles d’accès

Depuis la recherche de nouveaux collaborateurs jusqu’à la gestion récurrente et quotidienne des données du salarié, les professionnels des ressources humaines (RH) doivent jongler entre les procédures de recrutement, les demandes liées à la paye et leurs nombreuses autres tâches administratives (mutuelle, congés, diplômes, litiges etc…), consommatrices de temps et de risques de pertes de documents papiers.

Autant de contraintes qui incitent les services RH à opter pour des solutions de workflow et de gestion de documents d’entreprise pour informatiser les documents du personnel, les conserver dans un espace de stockage centralisé et sécurisé et les extraire d’un simple clic depuis n’importe quelle application métier .

Une solution qui s’intègre avec toutes les applications métiers

La solution ImageNow de Perceptive Software est conçue pour s’intégrer, évoluer et s’adapter aux besoins métiers et aux applications existantes. Une intégration automatique, quelle que soit l’application utilisée pour la gestion, que ce soit PeopleSoft, SAP, Oracle ou un ERP propriétaire, sans apporter aucune modification ou développement lourd pour le Système d’Information.

Quel que soit le format (.pdf .doc…) ou la forme (papier, mail, fichier…) des documents, la solution les intègre dans les dossiers de façon rapide et sécurisée. Les documents ainsi traités sont visibles et gérés directement à partir de l’application métier vers les différents intervenants ou processus.

Une solution qui permet de réaliser des économies

Cette solution permet une gestion organisée, sécurisée et économique des dossiers salariés, évitant ainsi perte de temps, perte de documents et diminution des besoins de stockage. Son approche résolument orientée utilisateurs et métier entraine une parfaite adoption de la part des collaborateurs et une diminution de la résistance au changement. En s’intégrant plus rapidement et plus simplement dans le SI de l’entreprise, lors de l’installation ou lors des différentes évolutions, la solution entraine un véritable gain de temps et de ressources.

A propos de Perceptive Software
Perceptive Software, division autonome et indépendante de Lexmark International, développe et édite des logiciels de gestion de contenu d’entreprise (ECM), dont ImageNow, qui offrent aux entreprises une gestion simplifiée de l’intégralité du cycle de vie de leurs documents et informations stratégiques, renforçant leur efficacité opérationnelle.